stap 7: laatste stappen

To do: 3 weken vooraf

Drank:
contacteer een brouwer en bestel alle nodige dranken. Let op! In veel zalen ben je verplicht om daar drank af te nemen.  Geef dan tijdig door welke dranken je wil serveren.

Materiaal verzamelen:
wisselgeld / bekertjes / stempel + inktkussen / drankbonnen / gesloten doos met gleuf voor drankbonnen / prijslijsten / EHBO koffer / vestiaire kaartjes / vuilniszakken voor de opruim / bewijs van billijke vergoeding & sabam.

Extra promotie: vrijkaarten uitdelen

  • Breng andere jeugdverenigingen op de hoogte van je fuif (en geef een aantal vrijkaarten).
  • Ook via de lokale radio: zij kunnen het evenement aankondigen en vrijkaarten uitdelen.
  • Maak reclame voor je fuif op andere jeugdfuiven (hetzelfde doelpubliek).
  • Breng de jeugddienst op de hoogte! jeugd@hasselt.be

Taakverdeling:
Verdeel de taken onder de vrijwilligers. Zet de taakverdeling in een schema: opbouw + afbraak zaal / tappen + toog / geldbeheer / inkom / bonnenverkoop / terugbrengen materiaal.

Maak afspraken onder de medewerkers:
Aantal bonnetjes per medewerker / drankgebruik tijdens de fuif / wie is verantwoordelijk voor de inkomsten, enz.

Contact buurtbewoners:
Geef een brief aan alle buurtbewoners zodat iedereen op de hoogte is van je fuif. Vermeld een GSM-nummer waarop de organisatie bereikbaar is tijdens de fuif. Dank de buurt voor hun begrip voor de eventuele overlast (vb. geef ter compensatie enkele vrijkaarten).

To do: de dag zelf

Roken op fuiven: wat mag en wat mag niet?
Er geldt een algemeen rookverbod in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn, met uitzondering van sommige horeca-zaken zoals een drankgelegenheid en een frietkraam. De fuiforganisator moet rookverbodtekens zichtbaar ophangen aan de ingang en minimum 1 pictogram per muur in de fuifzaal. Bovendien mogen er nergens asbakken staan in het gebouw. Let op! Zowel de verantwoordelijke van het lokaal als de roker kunnen beboet worden. De boetes gaan van 150 euro tot 1500 euro.

Kort samengevat: Je mag niet roken in ontmoetingscentra, sportinfrastructuren, parochiezalen, jeugdhuizen, privé-clubs, enz. want deze zijn ‘publiek’. Tenten vallen ook onder gesloten plaatsen (hebben afgesloten wanden en een plafond). Je mag wel roken als er minimum 2 wanden volledig open zijn. Maar dan moet je nog steeds voldoen aan een aantal voorwaarden! Meer info:http://www.fuifpunt.be/docs/roken_op_fuiven.pdf


Briefing met de laatste afspraken: kent elke vrijwilliger zijn taak?
Maak duidelijk wanneer de verkoop van drankbonnen stopt, de toog sluit en de fuif eindigt. Plaats mensen aan de uitgang van de fuiflocatie om geluidshinder en problemen te voorkomen.

Inrichting zaal & veiligheid

  • Organiseer de controle bij de inkom goed. Gebruik eventueel nadarafsluiting, zo kan je de mensen die binnenkomen en buitengaan beter van elkaar scheiden en maak je de controle eenvoudiger.
  • Versier de locatie (met brandveilige materialen). Verzamel en plaats het materiaal. Laat de doorgangen en nooduitgangen geopend én vrij indien er brand zou uitbreken (geen auto’s laten parkeren voor de nooduitgang).
  • Kijk na of er voldoende brandblussers aanwezig zijn in de zaal.
  • Hou een soundcheck en test de lichtinstallatie.

Vestiaire/ parking
Opgelet! Als je geld vraagt voor de parking of de vestiaire, is er sprake van bewaring en ben je als organisator burgerlijk aansprakelijk bij diefstal. Dit geldt ook als je toelaat dat er jassen of handtassen achter de toog worden gelegd. Bij onbetaalde vestiaire/parking is de eigenaar zelf verantwoordelijk. In dat geval hang je best een bordje “ onbewaakte vestiaire”. Leg bij diefstal steeds klacht neer bij de politie!

To do: Na de fuif

Opruim
De verantwoordelijke coördineert de afbraak en opkuis. Breng het ontleende materiaal terug en vergeet de aankondigingsborden van de fuif niet op te halen.

Evaluatie
Evalueer de fuif met de vrijwilligers, vergeet ze niet de bedanken!

Financiële afrekening
Opsturen van het formulier “opgave van de uitgevoerde werken” aan sabam ten laatste 8 dagen na de fuif!
Wacht niet te lang met de betaling van de DJ, brouwer, sabam, billijke vergoeding, enz. Maak een financiële afrekening: wat heeft de fuif gekost / opgebracht.