stap 5: vergunningen

Je hebt als fuiforganisator heel wat vergunningen nodig. Wij maken je hier wegwijs.

  1. sabam
  2. billijke vergoeding
  3. vergunning sterke dranken
  4. vergunning fuiven in openlucht of tenten
  5. vergunning geluidsnormen
  6. security
  7. vergunning etenswaren
  8. vergunning geluidswagen
  9. vergunning borden langs de openbare weg
  10. vergunning afzetten straten & pleinen

1. Sabam

= vergoeding voor de artiest (auteursrecht) voor openbare uitvoeringen van hun werk (zowel live als opgenomen). Dit geldt voor muziekstukken, theater, beeldende kunst, dans, enz. Uitzondering! Als de muziekgroep enkel eigen nummer (dus geen covers) speelt, moet je geen Sabam betalen. Zowel voor openbare als privéfuiven moet je sabam betalen. Als je geen inkom vraagt en de fuifzaal het tarief 'danscafé' betaalt, dan moet je geen sabam betalen! Bij polyvalente zalen komt dit tarief zelden voor, wel bij zalen met commercieel karakter. Vraag dit na aan de uitbater van de zaal!

Het sabamtarief is afhankelijk van de inkomprijs, drankprijs en oppervlakte van de fuifzaal. (bijv. hoe hoger de inkomprijs, hoe hoger de sabamkosten) Extra tip! Gebruik je maar een deel van de fuifzaal, geef dan enkel deze oppervlakte door aan sabam en vermeld dat je een deel van de zaal afgebakend hebt. Lees meer tips hoe je het tarief kan verlagen.

Aanvraag
Je kan de formulieren online invullen & ten laatste 10 dagen vooraf. Alle documenten vind je op www.sabam.be bij gebruikers - muziek. Opgelet! Je betaalt een boete van 30% extra als de formulieren te laat in bezit zijn van sabam!

  • Aanvraag tot toelating (timing: ten laatste 10 dagen vooraf)
  • Opgave van de uitgevoerde werken (timing:ten laatste 8 dagen na de fuif). Vraag aan de DJ een playlist met titel, auteur en uitvoerder van wat er op de fuif werd gedraaid.
  • Opgave van ontvangsten (timing:enkel voor massa fuiven)

contact
Sabam-inningskantoor, Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel,
Tel: 32.2.286.82.11 | Fax : +32.2.230.05.89 | E-mail : frontoffice@sabam.be
 

2. Billijke vergoeding

= vergoeding voor de uitvoerders en de producenten van de muziekstukken.
Dit moet je betalen (bovenop sabam) als je muziek op platen / CD’s speelt op openbare plaatsen. (dus geen live concert). Let op! Ook voor een privé-fuif moet je billijke vergoeding betalen.

Het kan zijn dat de zaaluitbater een jaarlijkse forfait dans betaalt. Jouw bijdrage voor billijke vergoeding voor je fuif zit dan al in de huurprijs van de zaal. Of dit het geval is, staat duidelijk in het huurcontract van de fuifzaal. Indien dit niet het geval is, moet je rechtstreeks betalen aan Outsourcing partners nv. Lees meer info hoe het tarief wordt bepaald

Aanvraag
Je kan de formulieren online invullen & ten laatste 5 werkdagen via de site www.ikgebruikmuziek.be. Opgelet! Je betaalt een boete van 15% extra als je te laat bent.

contact
Outsourcing Partners N.V, PB 10.181, 9000 Gent
Tel: 070 66 00 16 | Fax : 070 66 00 12 | E-mail : info@bvergoed.be
 

3. Vergunning sterke dranken

Je hebt geen vergunning nodig voor het schenken van bier, wijn, mousserende en andere gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en Martini. MAAR je moet wel toestemming vragen aan het stadsbestuur van Hasselt als je sterke dranken (breezers, jenever, campari, whisky-cola,…) gaat verkopen op je fuif!

Let op: Het is verboden om sterke drank te verkopen, te schenken of aan te bieden aan -18 jarigen! Bier & wijn is verboden voor -16 jarigen. Van elke persoon die sterke drank wilt kopen, mag gevraagd worden aan te tonen dat hij of zij minstens 18 jaar is.
 
Aanvraag
Vul het aanvraagformulier evenementen digitaal in en mail het naar dienst evenementen stad Hasselt via evenementen@hasselt.be
 

4. Vergunning fuiven in openlucht of tent

Aanvraag
De organisator is verplicht om schriftelijk toestemming te vragen aan het stadsbestuur. De medewerkers van de dienst evenementen behandelen je aanvraag en sturen dit ook door naar de politie, brandweer, verkeersdienst, enz... Via dit formulier vraag je belangrijke zaken aan:
- toestemming evenement
- inname openbaar domein
- aanvraag afzetten straten & pleinen
- aanvraag geluidscategorie
- aanvraag afzetten straten/pleinen
- inzetten security
- ...
 

Aanvraag
Vul het aanvraagformulier evenementen digitaal in en mail het allerlaatste 6 weken voor fuifdatum naar dienst evenementen stad Hasselt via evenementen@hasselt.be
 

5. Vergunning geluidsnormen

Sinds januari 2013 is er een nieuwe wetgeving 'geluidsnormen voor openbare muziekactiviteiten' (dus geen privé-feesten) om gehoorschade / overlast te beperken. Alles staat heel duidelijk uitgelegd in de brochure "geluidsnormen voor muziekactiviteiten" van de Vlaamse overheid. Een fuiforganisator moet vanaf nu een toelating aanvragen voor een bepaalde geluidscategorie:

  • Categorie 1 : max ≤ 85 dB(A) LAeq,15min  (voorbeeld: achtergrondmuziek in café)
    > geen toestemming nodig van het stadsbestuur 
    > geen meting & registratie van het geluidsvolume
  • Categorie 2 : 85 dB(A) LAeq,15min <  max  ≤ 95 dB(A) LAeq,15min  (vb. kleine fuif, dansoptreden, live concert in een rustig genre)
    > toestemming nodig van het stadsbestuur
    > meting van het geluidsvolume (+ permanent zichtbaar via display voor enkel geluidsman)
    > geen registratie van het geluidsvolume
  • Categorie 3 : max  ≤ 100 dB(A) LAeq,60min  (vb. rockconcert, grote fuif, …) 
    > toestemming nodig van het stadsbestuur
    > meting van het geluidsvolume (+ permanent zichtbaar via display voor enkel geluidsman)
    > registratie van het geluidsvolume (+ minimum 1 maand bijhouden). Lees meer over hoe meten & met welke apparatuur.
    > gratis oordopjes ter beschikking stellen.

Aanvraag
Indien je toestemming nodig hebt, vul dan dit aanvraagformulier digitaal in liefst ten laatste 2 weken voor fuifdatum & mail dit naar politie Hazodi (cel evenementen) én de dienst Evenementen van stad Hasselt (evenementen@hasselt.be + evenementen@hazodi.be)
 

6. Security

Er is een heel strenge wetgeving omtrent welke taken security wettelijk gezien kan én mag uitvoeren. Neem deze info grondig door als je security op je fuif inschakelt! Als je security op je fuif nodig hebt, zijn er 3 mogelijkheden:

optie 1: inschakelen van een erkende bewakingsfirma
Als je als organisator een beroep wilt doen op een erkende bewakingsfirma, dan moet je dit vooraf melden bij de burgemeester. Jouw voorstel kan geweigerd worden, bijvoorbeeld omwille van de slechte reputatie van de gekozen firma. Zoek je een lijst met firma’s? > mail naar jeugd@hasselt.be

Let op: Als je een beroep doet op een externe organisatie voor toezicht op de veiligheid, vraag hen dan om schriftelijk aan te tonen dat ze een vergunde bewakingsonderneming zijn en enkel werken met bewakingsagenten die hiervoor een geldige identificatiekaart kunnen voorleggen.

optie 2: inschakelen van vrijwilligers
Je kan vrijwilligers inschakelen als je sporadisch (3 à 4 keer per jaar) een fuif organiseert. Leden van de organiserende vereniging (of personen die een aanwijsbare band hebben met de organisatie vb. ouders van leden) kunnen persoonscontrole uitvoeren als dit onbezoldigd en occasioneel gebeurt. Je kan dus geen personen van andere verenigingen (honden of karateclubs) inzetten. Je moet de namen van de vrijwilligers volgens de wet kenbaar maken aan het stadsbestuur.

optie 3: combinatie van erkende bewakingsfirma & vrijwilligers

Aanvraag
Indien je kiest voor optie 2 of 3, dan ben je verplicht om dit te melden. Je moet het aanvraagformulier digitaal invullen & ten laatste 2 weken voor fuifdatum mailen naar de politie Hazodi (cel evenementen)  én de dienst evenementen van de stad Hasselt (evenementen@hasselt.be + evenementen@hazodi.be)

 

7. Vergunning etenswaren

Als je op je fuif etenswaren wil verkopen, heb je in principe een vergunning nodig.
Indien de activiteit niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitgeoefend wordt, heb je geen vergunning nodig (vb. jaarfeesten van verenigingen).
Als je beroep doet op een hotdogkraam-, frituuruitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet voor een vergunning ‘tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen’ te zorgen, de verkopers moeten dit voor hun rekening nemen.

contact
Eetwareninspectie, Kempische steenweg 297 bus 4, 3500 Hasselt.
Tel: 011/26.39.84| E-mail :info.LIM@favv.be

8. Vergunning geluidswagen

Voor je met een geluidswagen de straten afschuimt om luidkeels van de daken te schreeuwen waar en wanneer je fuif zal doorgaan, lees je best even dit. Het gebruik van een geluidswagen is enkel toegestaan als je vooraf schriftelijke toestemming krijgt van de burgemeester.

Vergeet ook niet een aanvraag tot toelating in te dienen bij SABAM. Tarief 109 is hier van toepassing, je kan het online invullen via www.sabam.be Het huidige tarief ‘publiciteitswagens voor verzorging van eigen publiciteit bedraagt 19,75 euro per dag en 98,76 euro per maand. Als je vooraf geen aanvraag indient, betaal je 30% bovenop deze tarieven.

contact
Kabinet van de Burgemeester, Groenplein 1, 3500 Hasselt
Tel: 011/ 23.90.23 | Fax : 011/22.88.94 | E-mail : sonja.paumen@hasselt.be

9. Borden langs de openbare weg

Aankondigingsborden kunnen voor extra publiciteit zorgen. Hiervoor heb je toestemming én een vergunning nodig van de bevoegde overheid. Deze regel geldt ook als je borden op privé grond plaatst. De vergunning geldt vanaf 14 dagen voor het evenement tot 7 dagen erna. Overtredingen worden strafrechtelijk vervolgd en beboet. Er mogen geen verkeerstekens afgebeeld zijn op de borden of affiches en fluorescerende affiches moeten op minstens 75 meter afstand van verkeerslichten geplaatst worden.

Mail je vraag met 3 verplichte bijlagen:

  • aanduiden locaties borden op een stadsplan
  • foto van het paneel met de afmetingen
  • 1 affiche

Contact en aanvraag
Verkeerswinkel, Groenplein 1, 3500 Hasselt
Tel:011/23.94.80 - E-mail: verkeer@hasselt.be

10. vergunning afzetten straten & pleinen

Je kan straten en pleinen, die tot de openbare weg behoren, niet zomaar afbakenen voor een evenement. Alles wat tijdelijke afwijkingen in het verkeersreglement veronderstelt, moet minimum 6 weken vooraf aangevraagd worden bij het stadsbestuur. Vul het aanvraagformulier evenementen Hasselt in en alle betrokken diensten bekijken jouw dossier.

Aanvraag
Vul het aanvraagformulier evenementen digitaal in en mail het allerlaatste 6 weken voor fuifdatum naar dienst evenementen stad Hasselt via evenementen@hasselt.be