stap 2: financieel

  1. bepaal je budget
  2. vraag subsidies aan
  3. sponsoring
  4. vraag gratis fuifbussen aan
     

1. BUDGET

1.1 Maak een overzicht van de inkomsten & uitgaven.

  • Tip! Hou de bewijsstukken en kasbonnetjes bij, zodat je een duidelijk overzicht hebt. Denk goed na over je uitgaven! want het blijft toch de bedoeling om winst te maken :)
  • Open een bankrekening
    • Mogelijke uitgaven zijn bijvoorbeeld huur zaal & inrichting, huur materialen, dj, sabam, billijke vergoeding, verzekeringspolis, security, aankoop drank, drukwerk, enz.
    • De inkomsten van een fuif haal je grotendeels uit de verkoop van inkomkaarten (voorverkoop en kassa), drank en etenswaren. Maar je kan ook extra inkomsten zoeken via sponsering en subsidies.

1.2 Voorverkoop & inkomkaarten

  • Bepaal de vaste voorverkooppunten.
  • Let erop dat de inkomkaarten niet na te maken zijn (vb. plaats een stempel op de achterkant van elke kaart).
  • Het is gemakkelijk als één persoon alle kaarten bijhoudt en deze verdeelt onder de medewerkers die op hun beurt kaarten doorverkopen. Om dit systeem aantrekkelijk te maken, kan je afspreken dat wie 10 à 20 kaarten verkoopt er 1 gratis krijgt. Deel ook vrijkaarten uit voor extra promotie van je fuif.
     

2. SUBSIDIES

Jullie zullen wel blij zijn om te horen dat zowel stad Hasselt als provincie Limburg een subsidiereglement heeft voor fuiven & optredens. Zoek snel uit of je in aanmerking komt. Er zijn 3 opties:

2.1 Subsidie fuiven/ optredens: Jeugddienst stad Hasselt

  • Aanvraag indienen ten allerlaatste 1 maand voor fuifdatum
  • Aanvrager = een Hasseltse jeugdorganisatie (vb.jeugdvereniging, chrysostomoscomité, ...) of erkende studentenvereniging van Hasselt & Diepenbeek verbonden aan het hoger onderwijs
  • Fuif op Hasselts grondgebied
  • Fuif is openbaar & toegankelijk voor alle jongeren
  • Fuif richt zich voornamelijk op jongeren tot 25 jaar
  • Fuif mag geen onderdeel zijn van een geldinzamelactie of in hoofdzaak een commercieel karakter hebben
  • Bedrag subsidie
    • Kleinschalige fuif / optreden = fuif met dansruimte < 500 m² = 100 euro
    • Grootschalige fuif / festival= fuif met dansruimte > 500 m² = max. 1500 euro

Aanvraag
Beslis welk aanvraagformulier van toepassing is: aanvraag subsidie kleinschalige fuif/optreden (dansruimte < 500 m²) of aanvraag subsidie grootschalige fuif/ festival (dansruimte > 500 m²). Vul dit formulier digitaal in en mail dit formulier naar jeugdprojecten@hasselt.be
 

2.2 Kortingstarief "Forty five": jeugddienst stad Hasselt

  • Forty Five = ideale fuiflocatie
    Waarom? Het is een 250m² grote partyzone met alle faciliteiten voor een geslaagde fuif: toog, drank, vestiaire, toiletten, licht, geluid (uitstekende geluidsisolatie), en voldoende parkeerplaats. Geen buurtoverlast en hier kan je langer fuiven!
    De fuifzaal ligt op de site van Muziekodroom, op een boogscheut van Hasselt centrum en is makkelijk bereikbaar met de fiets, openbaar vervoer, of auto. Opgelet!
    Deze zaal is bedoeld voor fuiven met een bezoekersaantal tot 800 personen! Grotere fuiven kunnen hier dus niet doorgaan! Bekijk hier de brochure met meer info.
     
  • Kortingstarief
    Erkende* Hasseltse jeugdverenigingen (jaarlijks erkend door de stedelijke jeugddienst Hasselt), erkende studentenverenigingen (hoger onderwijs aangesloten bij het DPR en HPR) & chrysostomoscomité's (secundair onderwijs Hasselt) mogen aan een verlaagd tarief gebruik maken van deze fuiflocatie. Kostprijs:
    o 1300 € ipv 1900 € voor erkende Hasseltse jeugdverenigingen & studentenverenigingen verbonden aan Universiteit Hasselt, PXL en UC Leuven-Limburg.
    o 1600 € ipv 1900 € voor chrysostomoscomités van Hasseltse middelbare scholen.
     
  • Inbegrepen in de huurprijs:
    - Zaal met capaciteit van 800 bezoekers
    - Volledig uitgeruste feestzaal waar je als huurder nauwelijks werk aan hebt
    - Plastic bekers voor drankverbruik
    - Volledige geluids- en lichtinstallatie
    - Tarief billijke vergoeding
    - 2 Personen security van een erkende bewakingsfirma
    - 2 Parkeerwachters + 1 toiletdame + 1 zaalverantwoordelijke
    - Poetskosten & energieverbruik
    Laat je niet afschrikken door deze prijs, maar informeer je bij de zaalverantwoordelijke. Neem dan contact op met Robin Geladé van Forty five (robin@muziekodroom.be - 011/23.13.13
     
  • Fuif boeken? Surf naar http://fortyfive.be/ en daar vind je alle gegevens of stuur een mail naar info@fortyfive.be. Speciaal tarief aanvragen is makkelijk: een erkende jeugd- of studentenvereniging krijgt automatisch korting. Dus geen administratieve rompslomp en geregel.
     

2.3 Subsidie podiumkansen: provincie Limburg

  • Aanvraag 1 maand voor fuifdatum
  • Aanvrager = feitelijke vereniging of vzw en heeft een bankreking op naam van de vereniging
  • Subsidie indien je podiumkansen biedt aan minimum 2 Limburgse jonge bands of 3 acts (DJ’s-bands- comediens)
  • Bedrag subsidie = 120 €  per Limburgse band / 80 € per DJ/  40 € per comedian en dit met een maximum van 480 euro per event (waarbij nooit meer dan 50% van de uitgaven gesubsidieerd wordt). Dus je krijgt 480 euro als je minimum 960 euro hebt uitgegeven.

Aanvraag
Lees het reglement nog eens grondig na en vul het aanvraagformulier digitaal in en mail dit formulier naar jeugd@limburg.be (ten allerlaatste 1 maand voor fuifdatum)

 

3. SPONSORING

  • Stel een sponsoringcontract op en bepaal de tarieven voor affiche, kaarten, zaal en vermeld de einddatum wanneer ze het geld moeten storten of cash inleveren.
  • Beslis of je sponsoring via de plaatselijke middenstand: cash of materieel (drank, eetwaren, materiaal) aanvaardt.
  • beslis wie welke sponsor gaat vragen?
  • Vraag aan alle sponsors een digitaal logo voor op de affiches en inkomkaarten.
  • Wie stort het sponsorgeld op de bankrekening?
     

4. GRATIS FUIFBUSSEN

Om een fuifbus in te leggen, moet de fuif aan enkele voorwaarden voldoen. De Limburgse Provincieraad stelde een fuifbusreglement op dat ingaat vanaf 01 juli 2016.

  • De fuif moet minstens 600 bezoekers hebben.
  • Fuif moet plaatsvinden in provincie Limburg
  • Er moet van begin tot einde een fuifbusbegeleider aanwezig zijn op de bus. Deze moet minstens 18 jaar zijn en lid zijn van de organiserende vereniging. Hij of zij moet volledig nuchter zijn en staat in voor het opmaken van de staat van de bus (samen met de chauffeur) en voor het eventueel verwittigen van de politie als er zich problemen voordoen. Zonder fuifbusbegeleider vertrekt de fuifbus niet!
  • De fuifbus moet ten laatste zes weken vóór de fuifdatum worden aangevraagd. Aanvragen die later binnenkomen worden niet aanvaard!
  • De organisator voert promotie over de provinciale fuifbussen door:
    • Het provinciebestuur als ondersteunende overheid te vermelden door het provincielogo (www.limburg.be/logo) te plaatsen op het promotiemateriaal zoals affiches, flyers, voorverkoopkaarten en de website
    • De inzet van de fuifbus te vermelden op de bovenvermelde promotiematerialen
    • De dienstregeling van de fuifbus op te nemen op de flyers, voorverkoopkaarten of de website.
  • Lees hier het volledige reglement fuifbus

Aanvraag
Het digitale aanvraagformulier kan je opvragen via www.limburg.be/fuifbussen
Vergeet dit niet ten laatste zes weken voor het evenement te doen!