stap 1: algemeen

Bij de organisatie van een fuif start je best 3 of 4 maanden voor fuifdatum.

  • bepaal locatie
  • bepaal datum
  • bepaal muziek
  • vraag toestemming of meld de organisatie van je fuif
  • zoek medewerkers & vrijwilligers
     

1. BEPAAL LOCATIE, DATUM & MUZIEK

Datum & muziek

  • Controleer of er geen andere evenementen op dezelfde dag gepland zijn. Hou rekening met de examenperiodes.
  • Discobar & lichtinstallatie // Zoek je een lijst met firma’s? > mail naar jeugd@hasselt.be Maak een prijsvergelijking. Bepaal het muziekgenre dat je wilt draaien en zoek een DJ.

Fuiven in een zaal = meldingsplicht (minimum 48u op voorhand)

  • Om te fuiven in een zaal, ben je verplicht om dit te melden aan het stadsbestuur minimum 48 uur op voorhand. Dit doe je door een mail te sturen (met naam contactpersoon en gegevens fuif) naar evenementen@politielrh.be & evenementen@hasselt.be
  • Zoek je een lijst met alle fuifzalen in Hasselt? Mail naar jeugd@hasselt.be
    Voor grotere fuiven (vanaf 500 personen) raden we "Forty Five"aan als meest geschikte fuifzaal.
  • Denk je dat je de ideale fuifzaal hebt gevonden? Voor je de zaal reserveert, kan je best stil staan bij een aantal zaken. Lees het huurcontract altijd grondig na voor je het tekent en let op met de volgende punten:
    - staat “afstand van verhaal bij brand” letterlijk in het contract? (zie verzekeringen)
    - betaalt de zaaluitbater een jaartarief billijke vergoeding? (zie vergunningen)
    - hoeveel personen mogen er binnen volgens het brandweerattest?

Fuiven in openlucht of tent = verplicht om toestemming te vragen (minimum 6 weken op voorhand)

  • De organisator is verplicht om schriftelijk toestemming te vragen aan het stadsbestuur. Dit doe je door het aanvraagformulier evenementen in te vullen en ten allerlaatste 6 weken op voorhand te mailen naar evenementen@hasselt.be. De medewerkers van de cultuurdienst behandelen je aanvraag en sturen dit ook door naar de politie, brandweer, verkeersdienst, kabinet van de burgemeester, enz... Via dit formulier vraag je belangrijke zaken aan:
    - toestemming evenement
    - aanvraag inname openbaar domein
    - aanvraag materialen stad hasselt
    - aanvraag vergunning sterke dranken indien nodig
    - aanvraag verlenging sluitingsuur (= na 22u)
    - aanvraag afzetten straten & pleinen
     

Privaat of openbaar fuiven

  • Wat is het verschil? Er is sprake van een privé-fuif als er op de fuif enkel mensen toegelaten zijn die een persoonlijke uitnodiging ontvangen hebben en waarvan de organisator een namenlijst heeft. Of je al dan niet inkomgeld vraagt, doet weinig ter zake. De organisator van een privé fuif moet ook sabam én billijke vergoeding betalen. Een openbare fuif daarentegen is voor iedereen toegankelijk.
     

Contracten ondertekenen

  • Een meerderjarige moet het contract ondertekenen.
  • Meestal is een jeugdvereniging een feitelijke vereniging. Dan heb je geen rechtspersoonlijkheid. Dus de persoon die het contract ondertekent, is persoonlijk aansprakelijk voor eventuele schulden. Een vzw is beschermd en heeft een rechtspersoonlijkheid. De leden zijn niet persoonlijk aansprakelijk en je kan schadevergoeding eisen indien iemand schade berokkende tijdens de fuif.

     

2. ZOEK VRIJWILLIGERS

Wie heb je allemaal nodig?

  • Denkers: helpen bij het organiseren van de fuif (materiaal verzamelen, contacten leggen, voorverkoop inkomkaarten, vergunningen aanvragen, enz.).
  • Doeners: helpen bij de opbouw, de dag zelf en de afbraak van je fuif.
  • Coördinator: leidt alles in goede banen en draagt de eindverantwoordelijkheid.